Rollentausch in der Abfallwirtschaft: das Gutschriftverfahren beschleunigt die Rechnungsstellung

Rollentausch in der Abfallwirtschaft: das Gutschriftverfahren beschleunigt die Rechnungsstellung

Jeden Tag fallen im Entsorgungsbereich eines Automobilherstellers 950 kg Schleifschlamm an. Wie verfährt ein Unternehmen hierbei mit der Abrechnung? Und welchen Einfluss nimmt die CCVOSSEL GmbH dabei?

Bislang wurde die Entsorgung wie folgt organisiert: Der Automobilhersteller beauftragt einen Abfallentsorger, der mit einem Entsorger-LKW den Abfall aufnimmt und abfährt. Daraufhin wird dem Automobilhersteller vom Entsorger eine Rechnung gestellt.

Ein neues Verfahren verspricht eine Beschleunigung der Rechnungsstellung: Das Gutschriftverfahren. Beim Gutschriftverfahren wird genauso wie mit einer Rechnung die Leistung des Entsorgers abgerechnet. Der Unterschied: Die Gutschrift erstellt der Leistungsempfänger (Auftraggeber) sofort nach der erbrachten Leistung – der Dienstleister spürt dadurch eine deutliche Entlastung in seiner Buchhaltung. Mit der Schnittstellenanpassung auf RFTs/x ist der Automobilhersteller zudem auf der technisch sicheren Seite.

Um dieses Verfahren durchführen zu können, wurden die kreditorischen Schnittstellen zwischen Abfallmanagementsoftware TRIAS und dem Rechnungsprogramm SAP beim Automobilhersteller angepasst. Die Anpassung der Schnittstellen und die Koordination für dieses Projekt übernahm die CCVOSSEL GmbH.

Für die sichere Übermittlung der Daten wurde eine Reliable File Transfer System (RHTs/x)-Schnittstelle zwischen TRIAS und SAP für jedes Werk eingerichtet. RFTs/X ist für das Versenden von diesen Daten konzipiert und verbindet Prozesse über Systemgrenzen hinweg. Ein von CCVOSSEL verfasstes Skript holt die Daten für einen Entsorgungsauftrag aus dem System TRIAS ab und übergibt sie an das System SAP. Die verschlüsselte Datenübertragung mittels RFTs/x löst zudem die veraltete und unverschlüsselte Methode FTP ab.

Sobald ein Entsorgungsvorgang in TRIAS freigegeben wurde, erkennt die Software, welcher Entsorger in einem Vorgang wie viel Geld bekommt. Diese Informationen werden auf den jeweiligen Entsorgungsvorgang über RFTs/x an SAP übermittelt. Ist der Entsorger im SAP Gutschriftenverfahren verzeichnet, wird von SAP eine Gutschrift erstellt.

Im letzten Schritt wurden die Anwender der Software im Entsorgungsbereich des Automobilherstellers mit der Nutzung der neuen Funktion des Gutschriftverfahrens vertraut gemacht. Dafür war CCVOSSEL  im Berliner Werk  des Automobilherstellers als koordinierender Ansprechpartner vor Ort.

Welche Vorteile bietet dieses Verfahren?

Der Entsorgungsbereich des Automobilherstellers ist weitgehend unabhängig von der Rechnungsstelle durch den Entsorger:

  • keine aufwendige Rechnungsprüfung
  • kein warten auf Rechnungen des Entsorgers
  • keine zeitverschobene Buchung der Entsorgungskosten
  • verschlüsselte Datenübertragung
  • applikationsübergreifend funktionierende Datenübertragung

Bei täglich bis zu 10 Entsorgungsaufträgen für bis zu 55 t anfallender Abfälle pro Standort bietet das Gutschriftverfahren eine effiziente Abrechnungsmethode.

In 6 Monaten wurden die Entsorgungsbereiche an 6 Werksstandorten eines Automobilherstellers auf das Gutschriftverfahren umgestellt. Anfang dieses Jahres konnte die Abfallentsorgung mit dem neuen Verfahren ihren Betrieb aufnehmen.

Ansprechpartnerin: Josephine Brunner;  j.brunner@ccvossel.de